Hur bokför jag?

Representation avser utgifter för mat, dryck och underhållning i samband med affärsmöten. I bokföringen skiljer man på avdragsgill och icke avdragsgill representation. Sedan 2017 är det avdragsgilla beloppet för måltider 0 kr vid inkomstbeskattning, men momsen är avdragsgill upp till 300 kr exkl. moms per person och tillfälle.

Kontorsmaterial som papper, pennor, toner och liknande förbrukningsvaror bokförs på konto 6110. Fullt momsavdrag (25 %) medges om det används i momspliktig verksamhet.

Förbrukningsinventarier är inventarier med kort livslängd (< 3 år) eller lågt värde (under ett halvt prisbasbelopp, 28 650 kr 2026). De kostnadsförs direkt på konto 5410 istället för att aktiveras som anläggningstillgång.

IT-tjänster, molnbaserad programvara (SaaS), domännamn, webbhotell och support bokförs på konto 6540. Programvarulicenser som ger flerårig nyttjanderätt kan behöva aktiveras som tillgång.

Företagsförsäkringar (ansvarsförsäkring, egendomsförsäkring m.m.) bokförs på konto 6310. Försäkringspremier är momsfria. Om premien avser flera perioder ska den periodiseras.

Kostnader för reklam, annonsering, trycksaker och marknadsföringsmaterial bokförs på konto 5910. Google Ads, Facebook-annonsering och liknande ingår. Fullt momsavdrag gäller.

Porto och fraktkostnader bokförs på konto 6250. Postens frimärken är momsfria, medan frakttjänster från DHL, Schenker etc. har moms.

Revisionsarvode avser arvode till auktoriserad revisor för lagstadgad revision och bokförs på konto 6420. Fullt momsavdrag gäller.

Konferenskostnader som lokalhyra, kost och logi vid intern konferens bokförs på konto 5830. Fullt momsavdrag gäller på lokal. Kost behandlas som representation.

Mobilabonnemang och telefoni för verksamheten bokförs på konto 6211. Om anställd även använder mobilen privat kan förmånsbeskattning uppstå.

Utbildning av personal bokförs på konto 7620 (personalutbildning) eller 5830 (konferens). Fullt momsavdrag gäller på utbildningsavgifter. Verksamhetsrelaterad utbildning är avdragsgill.

Lönebokföring omfattar bruttolön, skatteavdrag (personalskatt), arbetsgivaravgifter och nettolönutbetalning. Arbetsgivaravgifterna uppgår till 31,42 % av bruttolönen 2026. Skatteavdraget görs enligt den anställdes skattetabell.

Friskvårdsbidrag är en skattefri förmån upp till 5 000 kr per anställd och år (2026). Bidraget ska erbjudas alla anställda och avse motion eller annan friskvårdsaktivitet. Beloppet bokförs som personalkostnad.

Personalförmåner delas in i skattepliktiga (bilförmån, bostadsförmån, kostförmån) och skattefria (friskvård, kaffe, frukt). Skattepliktiga förmåner beskattas som lön och arbetsgivaravgifter betalas.

Traktamente är ersättning för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa. Dagtraktamente i Sverige är 260 kr per hel dag (2026). Skattefritt upp till schablonbelopp.

Arbetsgivaravgifter uppgår till 31,42 % av bruttolönen (2026) och inkluderar sjukförsäkring, pension m.m. De bokförs som kostnad (7510) och skuld (2731) samtidigt som lönen.

Semesterlöneskuld ska bokföras löpande under året. Den beräknas som intjänad men ej uttagen semester. Vid utbetalning av semesterlön löses skulden upp.

Personalfester (julbord, sommarfest) är skattefria förmåner om de riktar sig till all personal och hålls max 2 gånger per år. Momsavdrag medges med max 300 kr per person.

Milersättning betalas till anställda som använder egen bil i tjänsten. Skattefritt belopp 2026: 25 kr per mil.

Julgåva till personal är skattefri upp till 500 kr inkl. moms per anställd. Presentkort som inte kan bytas mot pengar godkänns. Gåvor över gränsen förmånsbeskattas.

Resekostnader vid tjänsteresor (flyg, tåg, taxi, hotell) bokförs på konto 5810–5890. Momsavdraget varierar – inrikesflyg 6 % moms, tåg 6 %, hotell 12 %.

Operationell leasing av personbil bokförs som en löpande kostnad på konto 5615. Momsavdraget begränsas till 50 % för personbilar som inte uteslutande används i verksamheten. Lastbilar och andra fordon ger fullt momsavdrag.

Drivmedelskostnader bokförs på konto 5611. Momsavdraget beror på fordonstyp: personbil ger normalt inget momsavdrag, medan lastbil ger fullt avdrag.

Bilkostnader omfattar reparation/underhåll (5620), parkering (5612), fordonsskatt (5613) och bilförsäkring (5614). Momsreglerna varierar beroende på fordonstyp.

Fordonsskatt bokförs som en rörelsekostnad på konto 5613. Den är momsfri och betalas till Transportstyrelsen.

Avskrivningar fördelar kostnaden för en anläggningstillgång över dess nyttjandeperiod. Den vanligaste metoden är linjär avskrivning. Inventarier med ett anskaffningsvärde under ett halvt prisbasbelopp (28 650 kr 2026) kan direktavskrivas.

Inventarier med nyttjandeperiod > 3 år och värde över halvt prisbasbelopp (28 650 kr) aktiveras som anläggningstillgång på konto 1210 och skrivs av planmässigt.

Momsredovisning innebär att du sammanställer utgående och ingående moms för perioden, bokför differensen till momsredovisningskontot (2650) och sedan betalar eller får tillbaka mellanskillnaden via skattekontot.

Vid köp av tjänster från EU-leverantör gäller omvänd skattskyldighet. Köparen redovisar både utgående och ingående moms. Utgående moms bokförs på konto 2614 och ingående moms på konto 2645.

Vid import av varor från land utanför EU betalas importmoms till Tullverket. Sedan 2015 redovisas importmomsen i momsdeklarationen till Skatteverket istället för till Tullen. Importmomsen beräknas på tullvärdet (varans pris + frakt + tull).

Kundfordringar uppstår vid kreditförsäljning och bokförs på konto 1510. Kontot debiteras vid fakturering och krediteras vid betalning. Vid konstaterade kundförluster bokas fordran bort mot konto 6352.

Kreditfaktura utfärdas vid returer, prisnedsättningar eller felaktiga fakturor. Den minskar kundfordran och justerar utgående moms.

Kundförlust uppstår när en kund inte kan betala sin faktura. Konstaterad kundförlust bokförs på konto 6352. Utgående moms kan korrigeras om förlust konstaterats.

Leverantörsfakturor bokförs vid mottagandet. Konto 2440 (Leverantörsskulder) krediteras med fakturabeloppet inklusive moms, och relevant kostnadskonto debiteras. Momsen bokförs på konto 2641.

Banklån bokförs som skuld (2350 långfristigt eller 2410 kortfristigt). Amorteringar minskar skulden. Räntekostnader bokförs separat på konto 8410.

Hyra för kontors- eller verksamhetslokal bokförs på konto 5010. Om hyresvärden är momsregistrerad för uthyrning av lokaler tillkommer moms som ger avdragsrätt. Hyra som betalas i förskott ska periodiseras.

El- och vattenkostnader för verksamhetslokalen bokförs på konto 5020. Fullt momsavdrag gäller.

Inköp av varor för vidareförsäljning bokförs på konto 4010. Fullt momsavdrag gäller om verksamheten är momspliktig. Vid import tillkommer importmoms.

Lager värderas enligt lägsta värdets princip (LVP): det lägsta av anskaffningsvärde och nettoförsäljningsvärde. Lagervärdet bokförs på konto 1410. Förändringen justeras vid bokslut.

Bankkostnader som kontoavgifter, kortavgifter och transaktionsavgifter bokförs på konto 6570. Bankavgifter är undantagna från moms. Räntor bokförs separat på konto 8410.

Periodisering innebär att intäkter och kostnader bokförs i den period de tillhör, oavsett betalningstidpunkt. Förutbetalda kostnader debiteras konto 1790 och upplupna kostnader krediteras konto 2990.

Årets resultat beräknas som skillnaden mellan intäkter och kostnader och bokförs på konto 8999. Vid årsbokslutet överförs resultatet till balanserad vinst (2091) eller balanserad förlust (2092).

Periodiseringsfond är en skattemässig avsättning som gör det möjligt att skjuta upp beskattning av vinst. AB kan avsätta max 25 % av vinsten. Fonden måste återföras senast efter 6 år.

Eget uttag innebär att ägaren tar ut pengar eller varor ur företaget (enskild firma/HB). Uttaget minskar eget kapital och bokförs på konto 2013. Eget uttag är inte en kostnad utan en kapitalförändring.

Utdelning i aktiebolag bokförs när bolagsstämman beslutar om vinstdisposition. Utdelningen minskar fritt eget kapital. Skatten beror på 3:12-reglerna för fåmansbolag.

Aktiekapital bokförs på konto 2081 och representerar ägarnas insats i bolaget. Lägsta aktiekapital för privat AB är 25 000 kr. Aktiekapitalet registreras vid bolagsbildning och ändras vid nyemission.

Skattekontot (1630) är en speglingspost av Skatteverkets skattekonto. Hit bokförs inbetalningar av F-skatt, arbetsgivaravgifter, moms och slutlig skatt. Saldot ska stämmas av mot Skatteverkets uppgifter.

Bolagsskatt uppgår till 20,6 % av det skattemässiga resultatet. Skatten beräknas vid bokslut och bokförs som kostnad (8910) och skuld (2510). Inbetalning sker via skattekontot.

Räntekostnader för banklån, checkräkningskredit och andra lån bokförs på konto 8410. Ränta är en finansiell kostnad som redovisas i resultaträkningen efter rörelseresultatet.

Ränteintäkter från bankkonto, utlåning eller placeringar bokförs på konto 8314. De är finansiella intäkter som redovisas efter rörelseresultatet.

Valutakursvinster och -förluster uppstår vid betalning av fakturor i utländsk valuta om kursen ändrats sedan fakturadatum. Kursvinster bokförs på 3960, förluster på 7960.

En kundfaktura bokförs vid utfärdande. Kundfordran (1510) debiteras med totalbeloppet, intäkt (3001/3041) krediteras med nettobeloppet och utgående moms (2611) krediteras.

Försäljning av varor med 25 % moms bokförs genom att debitera kundfordringar och kreditera intäktskonto 3001 samt utgående moms 2611.