Fakturering – Regler, krav och tips för svenska företag

Obligatoriska uppgifter på en faktura

Enligt mervärdesskattelagen måste en faktura innehålla följande:

• Fakturadatum: Datumet då fakturan ställs ut.
• Löpnummer: Varje faktura måste ha ett unikt nummer i en obruten nummerserie.
• Säljarens uppgifter: Företagsnamn, adress och organisationsnummer.
• Köparens uppgifter: Namn och adress.
• Momsnummer (VAT-nummer): Obligatoriskt vid försäljning med moms.
• Beskrivning: Vad som har sålts – varans eller tjänstens art, kvantitet och pris.
• Momsbelopp och momssats: Specificerat per momssats.
• Totalbelopp: Inklusive och exklusive moms.
• Betalningsvillkor: När fakturan ska betalas (vanligtvis 30 dagar).

Förenklad faktura

Vid försäljning under 4 000 kr inklusive moms räcker det med en förenklad faktura (till exempel ett kassakvitto). Den behöver bara innehålla datum, säljarens namn och momsnummer, vad som sålts och totalbelopp inklusive moms.

När ska du fakturera?

Huvudregeln är att fakturan ska ställas ut senast vid leverans av varan eller tjänsten. Vid löpande tjänster (som konsultarbete) fakturerar de flesta månadsvis i efterskott. Det viktiga är att momsen redovisas i rätt period.

Betalningspåminnelse och inkasso

Om kunden inte betalar i tid får du skicka en betalningspåminnelse. Du får ta ut en påminnelseavgift på 60 kr. Går det fortfarande inte att få betalt kan du skicka ärendet till Kronofogden (betalningsföreläggande) eller till ett inkassobolag.

Läs om hur momsen fungerar i vår guide om ingående och utgående moms. Säljer du till EU? Se EU-moms för svenska företag.